Wednesday, September 20, 2017
НОВОСТИ > ЖУРНАЛ > ОБ УЧЕНИИ > Как писать деловые тексты понятно и интересно

Как писать деловые тексты понятно и интересно

Советы главредов для всех, кто работает со словом. Отрывок из книги Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Пиши, сокращай».

Упрощать

Текст должен быть простым. Простым — то есть высказанным максимально просто не в ущерб смыслу. Если текст можно упростить, его следует упростить.

Простой — не значит примитивный. В тексте может быть сложная мысль, можно использовать термины и вводить сложные понятия. Но если мысль можно выразить просто, усложнять нельзя. Даже если вы пишете для ученых. Даже если ваш читатель — министр или академик. Нет ни одной ситуации, когда одну и ту же мысль стоит выражать сложнее, а не проще.

Например, автор готовит рассказ о правильном питании собак. Его вариант текста: «Основная проблема хозяев — в попытке дать все жизненно необходимое собаке одним рецептом без каких-либо вариаций. Однообразие создает сильный и потенциально опасный дисбаланс: возможно образование нехватки одних жизненно важных веществ и избытка некоторых других».

В этом тексте сразу несколько проблем: тяжелый синтаксис, словесный мусор и избыточность. Вот что будет, если избавиться от этих проблем: «Собаку нельзя кормить одной и той же едой — даже если учесть все нужные питательные вещества. От однообразия начинается дисбаланс: одних веществ становится слишком много, других — мало. Поэтому еду стоит разнообразить».

Мы не потеряли во втором варианте ни одной важной мысли, не исказили термины и ни в чем не соврали, но читать стало гораздо легче. И этот текст все еще можно улучшить.

  • Уровни упрощения

Текст упрощается от малого к большому: на уровне слов, предложений, смысла, порядка, подачи. Возьмем для примера статью о продукте химической промышленности. На уровне слов мы удаляем из текста языковой мусор – слова, которые не несут смысла. Мы называем их стоп-словами:

Было Стало
Безусловно, нанообработка поверхностей является на сегодняшний день наилучшим способом обеспечения защиты трикотажа от влаги, воды и жидкостей в самых разнообразных ситуациях. Нанообработка поверхностей — лучший способ защиты трикотажа от влаги, воды и жидкостей.

На уровне предложений мы упрощаем синтаксис — то, как слова связаны внутри предложения:

Нанообработка поверхностей – лучший способ защиты трикотажа от влаги, воды и жидкостей. Кремниевая пропитка защищает ткань от влаги, воды и жидкостей.

На уровне смысла мы избавляемся от повторов, избыточности и лишних деталей:

Кремниевая пропитка защищает ткань от влаги, воды и жидкостей. Кремниевая пропитка защищает ткань от жидкостей.

Когда все хорошо со смыслом, пора навести порядок в последовательности изложения и добавить полезной информации: «Чтобы сделать непромокаемыми одежду, ковер в прихожей или обувь, обработайте их водоотталкивающим раствором. Такие растворы называют нанопропитками.
Нанопропитка — это аэрозоль на основе полимера циклометикона. Это полимер на базе кремния, который используется в косметике: в шампунях, кремах и кондиционерах. Благодаря ему волосы не путаются, а кожа становится более гладкой. Он же отвечает за водоотталкивающие свойства нанопропитки. Когда циклометикон попадает на поверхность, он…».

Когда навели порядок, добавим красоты: чтобы читателю было легко скользить глазами по тексту, выхватывать нужное и запоминать важное. Об этом читайте в разделе «Привлечь внимание».

  • Как защитить рюкзак от дождя

Чтобы сделать непромокаемыми одежду, ковер в прихожей или обувь, обработайте их водоотталкивающим раствором. Такие растворы называют нанопропитками.

Что это. Нанопропитка — это аэрозоль на основе полимера циклометикона. Это полимер на базе кремния, который используется в косметике: в шампунях, кремах и кондиционерах. Благодаря ему волосы не путаются, а кожа становится более гладкой. Он же отвечает за водоотталкивающие свойства нанопропитки.

Как работает. Когда циклометикон попадает на поверхность, он…

Удаление мусора из текста – это только первый уровень редактуры. Дальше мы приводим в порядок синтаксис, выстраиваем логику, добиваемся красоты. Все это – информационный стиль.

Стоп-слова

Стоп-слова — это такие слова и фразы, которые удаляются из текста без потери смысла. Можно представить, что это языковой мусор, шелуха, жир, шлак — как угодно. Если убрать стоп-слова, текст не станет интереснее или насыщеннее. Он просто станет чище:

Со стоп-словами Без стоп-слов
На сегодняшний день одной из самых актуальных проблем россиян является проблема безработицы. Проблема россиян — безработица.

Россияне боятся безработицы.

Качество смартфона, мягко говоря, не соответствовало нашим даже довольно скромным ожиданиям. Качество смартфона не соответствовало нашим ожиданиям.

Смартфон оказался паршивым.

Абсолютно каждый человек состоит только из звездной пыли. С полной уверенностью можно сказать, что все элементы, которые мы встречаем на Земле, были созданы во время взрыва сверхновой. Каждый человек состоит из звездной пыли. Все элементы на Земле были созданы во время взрыва сверхновой.

Все мы и всё, что нас окружает, — звездная пыль, оставшаяся после взрыва сверхновой.

У них совершенно отвратительное качество сервиса, дополненное к тому же хамством. У них отвратительный, хамский сервис.

У них хамский сервис

Убирать стоп-слова — недостаточно. Чтобы получился интересный текст, вместо удаленных слов добавьте полезную информацию:

Предлагаем кредит на максимально выгодных условиях с удобным обслуживанием! Льготный кредит наличными для госслужащих под 12,3 % годовых. Карту доставим домой или на работу.
Теперь появилась возможность делиться рекомендациями с вашими друзьями. Это удобно как никогда раньше! Если вам понравилось кафе или клуб, добавьте его в закладки и поделитесь закладкой с друзьями. Это удобно, когда планируете совместные праздники.
Вы должны обязательно зарегистрироваться, прежде чем мы сможем продолжить оформление заказа. Зарегистрируйтесь, чтобы мы знали, когда и куда доставить заказ и как с вами связаться.

Мы анализировали и редактировали текст на русском семь лет, чтобы выделить устойчивые группы стоп-слов. Если знать эти группы и понимать, почему слова в них становятся языковым мусором, упрощать текст на уровне слов станет легко. О них пойдет речь в следующих параграфах.

  • Увидеть, удалить и наполнить

Редактировать текст со стоп-словами просто. По крайней мере, гораздо проще, чем редактировать текст интуитивно или перебором каждого слова.

1. Выучить группы стоп-слов. Разберитесь, почему существуют группы стоп-слов и чем они вредны. Для этого прочитайте все параграфы первой главы этой книги. Например, вы узнали, что вместо оценок в тексте лучше ставить факты. Не «качественный», а «сделан на таком-то заводе». Не «прочный», а «выдерживает падение с десятого этажа». Теперь вы знаете, что в тексте нужно ловить оценки и заменять их на факты, которые докажут эту оценку.

2. Научиться видеть стоп-слова. Главное в редактуре — не пропускать плохое. Как вы исправите это плохое — уже не так важно, потому что исправить плохой текст можно множеством способов. А вот увидеть плохое — только одним.

Чтобы приучить себя видеть стоп-слова, проверяйте текст в сервисе «Главред»: он автоматически подсвечивает стоп-слова, если у него есть подозрение. Сейчас для тренировки попробуйте увидеть оценки в этом тексте, не подсматривая:

  • «Прекрасная новость для всех любителей электроники! Всемирно известная компания Raspberry Pi Foundation порадовала мир новейшей разработкой в области ультракомпактных компьютеров — новой моделью своего компактного компьютера Raspberry Pi. Новая модель получила звучное название Zero, и неспроста: эта модель сделана на плате размером меньше кредитной карточки!».

Вот что будет, если выделить в этом тексте все стоп-слова, а не только оценки:

  • «Прекрасная новость для всех любителей электроники! Всемирно известная компания Raspberry Pi Foundation порадовала мир новейшей разработкой в области ультракомпактных компьютеров — новой моделью своего компактного компьютера Raspberry Pi. Новая модель получила звучное название Zero, и неспроста: эта модель сделана на плате размером меньше кредитной карточки!».

3. Удалить мусор. Удаляем выделенные стоп-слова, но стараемся не вредить смыслу: «Компания Raspberry Pi Foundation выпустила новую модель мини-компьютера: Raspberry Pi Zero. Модель сделана на плате размером меньше кредитной карты».

4. Наполнить полезным. Теперь сделайте текст интересным и подробным, чтобы он отвечал потребностям читателя: «Вышла новая модель миникомпьютера Raspberry Pi — Zero. Это компьютер меньше кредитной карты, на котором можно программировать, играть в простые игры, управлять «умным домом» и даже использовать его как медиацентр.

Компьютер работает на процессоре с частотой 1 ГГц, оперативная память 512 МБ. Готовы к подключению порты micro USB, mini HDMI, считыватель карт micro SD и сорок портов общего назначения. Вес 9 г, питание 5 В».

Редактура стоп-слов — это не просто удаление слов. Это еще и наполнение текста полезной информацией. Если забыть об этом, текст будет пересушенным и неинтересным. Не пересушите.

  • Но вы же обедняете язык!

Когда филологу рассказываешь о стоп-словах, он сразу встает на дыбы: «Как так! Разве можно выбрасывать слова из языка? Да как вы смеете? Да кто вы такие?!».

Но если разобраться, речь никогда не идет о выбрасывании слов из языка. Для каждого стоп-слова есть ситуация, когда оно незаменимо. О них мы поговорим, когда будем внимательно рассматривать каждую группу стоп-слов.

Вместе с тем есть ситуации, когда эти слова неуместны и легко заменяются на более элегантные. В итоге текст становится сильнее. Например, защитники русского языка не понимают, как можно удалять причастия и глаголы в страдательном залоге. «Это же часть языка! Она сформировалась по объективным лингвистическим причинам! Людям нужны эти грамматические формы», — говорят они. Давайте разберемся.

Вот фрагмент текста, в котором есть и причастия, и страдательный залог, и другие стоп-слова: «Нашей компанией осуществляются работы по вывозу и утилизации вторсырья, накапливающеюся на производствах. В частности, нами утилизируется макулатура, полимерная пленка, а также деревянные поддоны, используемые при транспортировке различных видов товара, и др.».

Если забыть на секунду о неприкосновенности каждой словоформы и отредактировать этот текст, получится так: «Принимаем и утилизируем вторсырье с производства: макулатуру, полимерную пленку, деревянные поддоны и пластиковую тару».

Ничего страшного не произошло. Текст стал легче и компактнее, его стало проще читать, мысль яснее. Никто не изгнал страдательный залог и причастия из языка — просто в этой конкретной ситуации мы улучшили текст, и нам больше не понадобились причастия и страдательный залог.
Мы понимаем аргументы филологов: да, страдательный залог — это прекрасно. Но когда он мешает понимать текст, мы лучше обойдемся без него.
В следующем отрывке мы продемонстрируем богатство русской пунктуации. Наш язык настолько гибок, что в одном предложении можно упаковать сколько угодно мыслей — и для них найдутся нужные знаки препинания. Но если в русском языке что-то есть, это не значит, что это нужно везде использовать: «Любовь к формальным возможностям русского языка, какой бы трогательной и оправданной она ни была, не должна становиться впереди простоты и ясности, следовательно, авторам не рекомендуется, как бы они того ни хотели, намеренно использовать все возможности русского синтаксиса, структуры предложений, системы однородных членов и сложных предложений, чтобы ясно и просто выразить свои мысли, если того не требуют обстоятельства».

Упростим, несмотря на протесты филологов: «Средства языка не должны мешать простоте и ясности. Если вы любите русский язык, это не значит, что вы должны использовать все его возможности в каждом предложении. Если сложные предложения или однородные члены не помогают выразить мысль, их не стоит употреблять».

  • Стоп-слова: вводные. Убрать все, на что отвлекаешься

Вводные конструкции — самая простая категория стоп-слов. Их легко найти: «Допустим, вы вышли на пробежку. Разумеется, берете с собой что-нибудь электронное, например, умные часы и телефон. Не секрет, что эта техника помогает спортсменам. Впрочем, проверим.

Итак, вы бежите. Погода, к счастью, хорошая, и вы, разумеется, бежите в хорошем темпе. Но, во-первых, вам в наушники постоянно говорит голос электронного тренера. Это, конечно, хорошо, но вы только разогнались, вам еще рано об этом знать. Далее, допустим, вы слышите сообщение, что у вас слишком высокий пульс. В общем, вся эта электроника вам мешает. Казалось бы, почему?

Во-первых, дело в том, что вы отвлекаетесь: слушаете тренера, поглядываете на расстояние, следите за скоростью. Очевидно же, что это все не даст вам наслаждаться бегом. Выходит, вы слишком много думаете о результатах и не можете сосредоточиться.

Во-вторых, так ли она помогает, как нам кажется? Подумайте, какой смысл в этой электронике? Что будет, если, допустим, выйти на пробежку без нее? Думаю, что будет только лучше.

И, наконец, как наши предки справлялись с бегом без этой электроники? Представьте себе, пятьдесят лет назад спортсмены тренировались без фитнес-трекеров. Вероятно, им это было не нужно. Таким образом, возникает вопрос: не обман ли это, часом?

Текст в этом примере тяжелый из-за словесного мусора: вводные слова не дают полезной информации, а зря занимают место на странице. С вводными так почти всегда. В этом параграфе разберем вводные конструкции и посмотрим, как с ними работать.

Общеизвестное

Фразы вроде «всем известно» и «не секрет» — это ловушка. Если что-то и так известно, то об этом незачем писать. Если же автор пишет о неизвестном, но подает это как известное, получается неправда. Либо удаляем, либо объясняем:

Как известно, времена года меняются из-за угла наклона Земли к Солнцу. Поэтому, чтобы зимой попасть в лето, достаточно прилететь к экватору или в Южное полушарие. Чтобы зимой попасть в лето, прилетайте в Латинскую Америку или Австралию.
Не секрет, что курение делает мужчин более привлекательным, а женщинам придает пикантный копченый аромат. Производители сигарет убеждают нас, что от курения мужчины становятся красивее, а женщины вкусно пахнут.

Если вы хотите опровергнуть то, что все и так знают, для начала объясните, откуда мы это знаем:

Как известно, правильное питание состоит из первого, второго и десерта. Но новые исследования показали, что это не так… В детстве родители кормили меня обедом из трех блюд. Говорили, что это правильное питание. Но новые исследования…
Не секрет, что настоящая женщина должна быть хозяйкой в доме. Сериалы на канале «Россия» рисуют образ женщины-хозяйки: она ухаживает за домом, вкусно готовит, поддерживает мужа…

Также неубедительно выглядит опора на собственное мнение. С точки зрения грамматики это уже не вводные, но по смыслу то же самое:

На мой взгляд, вопросы коррупции должны более широко обсуждаться в обществе. О коррупции должны говорить все: и СМИ, и учителя в школах, и актеры в театре.

Дело в том, что весь текст, который вы высказываете от своего имени, и так по умолчанию является выражением вашего мнения. Подчеркивать, что это ваше мнение, следует только в одном случае — когда вы противопоставляете свое мнение чужому: «Социологи ВЦИОМ показали, что… а на мой взгляд…».

Аналогично с фразами вроде «честно говоря», «признаться» и «по правде сказать». Сразу вопрос: «А раньше нечестно было?».

Если честно, кормят они так себе. О них хорошие отзывы, но мне еда не понравилась.
Честно говоря, я ожидал большего. Ожидал большего.

Еще из разговорной речи пришли уточняющие вводные: «вернее», «другими словами», «точнее». Но если вы можете сказать точнее, почему бы сразу так не сказать?

Он купил себе «Эпл-воч». Точнее, бабушка подарила. Бабушка подарила ему «Эпл-воч».
  • Словесная нумерация

Если вы читаете лекцию перед студентами, вам нужны инструменты структурирования устной речи. Вы скажете:

Во-первых, рассмотрим…

Во-вторых, надо обратиться…

Наконец, из этой лекции будет на экзамене…

В устной речи эти слова задают структуру лекции, как путевые столбы. Но на письме эти слова избыточны. Не нумеруйте мысли словами. Разбивайте их на абзацы: один абзац — одна мысль. Читателю не нужны особые знаки, что началась новая мысль.

Нумерация нужна только тогда, когда вы пишете пошаговую инструкцию или на пункты вашего перечня нужно будет позже сослаться. Тогда ставьте аккуратную цифру в начало строки.

  • Как заварить кофе в аэропрессе

1. Вставьте бумажный фильтр в пластиковый.
2. Закрепите пластиковый фильтр на цилиндре с цифрами.
3. Облейте бумажный фильтр водой…

Старайтесь избегать нумерации там, где числа не добавляют ясности. Здесь законы термодинамики требуют нумерации, а критерии научности — нет, потому что ссылаться на них не нужно:

Законы термодинамики Критерии научности
1. В любой изолированной системе запас энергии остается постоянным.

2. Энтропия изолированной системы не может уменьшаться.

3. Приращение энтропии при абсолютном нуле температуры…

— Истинность

— Проблемность

— Обоснованность

— Проверяемость

— Системность

— Прогрессизм

Ссылка на информацию о книге.

Источник

Один комментарий к “Как писать деловые тексты понятно и интересно

  1. Главная ловушка, в которую попадают ежедневно тысячи авторов, заключается в совершенно неверной трактовке деловых текстов и неправильном понимании принципов их работы. Текст официально-делового стиля это основное средство коммуникации в деловой, правовой и прочих средах, предусматривающих обмен обезличенной официальной информацией.

Обсуждение закрыто.